LA DIRECTION DES PROTOCOLES ET DE L’ACCUEIL

Cette Direction est placée sous la direction de Mme Vanina Cadressen et de Mons. Daniel Capiron. Elle est responsable de régler tous les grands moments des Jeux, de l’arrivée des délégations à leur départ en passant par les parties protocolaires des cérémonies d’ouverture et de clôture, et la remise des médailles.

Le cérémonial (partie protocolaire) doit être circulé au CIJ à la dernière réunion de cette instance avant les Jeux 2019.

Schématiquement, l’action de cette Direction peut être ainsi condensée :

  1. Préparation des projets protocolaires concernant les cérémonies d’ouverture, de clôture et de remise des médailles et diplômes.
  2. Evaluation du nombre de médailles requise (avec la Direction Technique & Sportive) et le nombre de diplômes et souvenirs avec les Directions Technique et Sportive et de la Jeunesse) et la préparation des modèles.
  3. Préparation des CDs pour l’Hymne des Jeux, et le CD de l’Hymne des pays participants, l’hymne de Maurice pour la cérémonie d’ouverture et les cérémonies de remise de médailles,
  4. Cérémonial de remise des médailles, diplômes et souvenirs (animateurs, fanfare, l’hymne des pays, cérémonial drapeaux pour le volet sportif, listing des personnalités présentes pour la remise des médailles).
  5. Concertation avec la Direction d’Aménagement responsable du pavoisement de tous les sites des Jeux, pour s’assurer de la bonne disposition des drapeaux de tous les pays pour les cérémonies d’ouverture et de clôture.
  6. Souvenir pour la Famille des Jeux et cadeaux aux VIPs.
  7. Listing des invités (toutes les invitations protocolaires, autorités, ambassades, étrangers, presse, sponsors, fédérations, etc.) à préparer une liste standard dans le délai.
  8. Choix des responsables protocolaires sur chaque site (concerter avec les fédérations).
  9. Recrutement et formation des Hôtes/Hôtesses (Évaluation du nombre par discipline, Accueil).
  10. Accueil des personnalités et les délégations à leur arrivée à l’aéroport et leur départ.
  11. Définition des tâches et échéancier.
  12. Habillement des Hôtes/Hôtesses et Comité d’Organisation.
  13. La réception de la fin des Jeux (en collaboration avec les Directions Hébergement et Transport).
  14. Budget prévisionnel
  15. La responsabilité de la confection des drapeaux (concerter avec l’Aménagement)
  16. Bilan final